ALMACENAMIENTO E INVENTARIOS

ALMACENAMIENTO E INVENTARIOS

Dentro de la estructura que conforma el sistema logístico, en el flujo de materiales que abarca el abastecimiento y distribución física, el almacenamiento resulta una de las actividades más importantes en la operación y desarrollo de las empresas, por lo tanto, es de suma importancia calcular con precisión, el lugar, capacidad e infraestructura de la organización, que debe buscar una operación de almacenamiento que permita la conservación, manejo y movilización de la carga de manera dinámica, que satisfaga las necesidades y expectativas de los actores de la cadena, enfatizando en la reducción de tiempos y costos. 



DEFINICIÓN DE ALMACENAMIENTO El almacenamiento está íntimamente involucrado con la conservación de los productos, y no con el simple hecho de arrumar o apilar mercancías. En este sentido los sitios donde se almacenan las mercancías deben procurar una efectiva protección de las mismas, con el propósito que mantengan sus características físico-químicas y en general, las propiedades y calidad suministradas en el sitio de origen. Adicionalmente, el almacenamiento es un proceso intermedio en la cadena de distribución, por tanto debe contar con los equipos, infraestructura y espacios necesarios para el proceso de recibo, movilización y despacho de las mercancías. Con base en lo expuesto, se puede definir:
 AlMACENAMIENTO:Como la fase del proceso de distribución donde toda organización almacena mercancías entre el punto de origen y el punto de destino (consumo), es el espacio donde se puede obtener información de las condiciones, y estado y condiciones de los ítems almacenados.

ALMACENAR:Es el conjunto de actividades que se ejecutan para guardar y conservar los productos en condiciones óptimas para su utilización, desde su producción hasta su consumo o utilización por el usuario o cliente final.
GESTIÓN DEL ALMACENAMIENTO Dentro del proceso de distribución el almacenamiento ha tenido un proceso evolutivo, que pasó de la simple operación de “guardar” para llegar a un espacio de servicio para satisfacer las necesidades y expectativas de los clientes o usuarios. Esta gestión puede definirse como: recepción, almacenamiento y movimiento de mercancías dentro de una bodega y que posteriormente son consumidas en fábrica (insumos, materias primas, etc.) o son convertidas en pedidos. Así como la información que genera toda la operación. El almacenamiento se interrelaciona cada vez más con la cadena de distribución de mercancías, pero en términos generales busca mantener inventarios y finalizar con el despacho de los pedidos. Dentro de las normas ISO 9000, se establecen actividades relacionadas FAVA - Formación en Ambientes Virtuales de Aprendizaje SENA - Servicio Nacional de Aprendizaje 7 con el almacenamiento que busca su conservación, identificación y trazabilidad.
PRINCIPIOS DEL ALMACENAMIENTO La operación de almacenamiento tiene como principios, los siguientes: • Dificultad de la correspondencia entre la oferta y demanda. • Optimización de recursos financieros que llevan a la empresa a realizar economías de escala a través de compras en grandes cantidades o movimiento de materiales en altos volúmenes. 1.4 BENEFICIOS DEL ALMACENAMIENTO Dentro de los beneficios más relevantes que conlleva la operación de almacenamiento se puede contar:

ECONÓMICOS	SERVICIOS
Agilidad y mejoramiento del retorno de la inversión	Avance en los parámetros de calidad del producto
Optimización de costos	Rapidez en los procesos logísticos
Disminución de tiempo y costos en los procesos	Mejoría en el nivel de satisfacción del cliente
	Disminución de labores administrativas

INVENTARIOS
El inventario se puede definir como el arte o ciencia que involucra el movimiento, preparación, colocación y embala, de las existencias que ingresan o salen del almacén cualquiera sea su tipo y las actividades relacionadas con el transporte (cargue, traslado y descargue).


El inventario es una relación detallada, ordenada y valorada de los elementos que componen el patrimonio de una empresa o persona en un momento determinado. Antes, los inventarios se realizaban por medio físico (se escribían en un papel).

• Es detallada porque se especifican las características de cada uno de los elementos que integran el patrimonio.

• Es ordenada porque agrupa los elementos patrimoniales en sus cuentas correspondientes y las cuentas en sus masas patrimoniales.

• Es valorada porque se expresa el valor de cada elemento patrimonial en unidades monetarias.

La filosofía de justo a tiempo se fundamenta en el concepto de cero inventario (lo que se espera es mantener al mínimo los inventarios). Cuando se considera hacer inventario, como el proceso de contar los artículos, se está considerando el enfoque netamente contable.Cuando existen niveles altos de inflación, el concepto de cero inventario pierde validez, pues en este caso lo mejor para protegerse de la inflación es mantener niveles altos de inventario, especialmente de aquellos artículos cuya tasa de inflación es superior a la inflación promedio, del promedio.Otro factor negativo en los inventarios es la incertidumbre de la demanda, lo cual dificulta mantener un inventario que pueda satisfacer todos los requerimientos; existen condiciones donde no se pueden cubrir los faltantes de inventarios con la misma rapidez con que se agotan, lo que genera costos por faltantes. En otras ocasiones existen productos que se deterioran por existir en exceso. Queda bajo esta premisa utilizar los costos opuestos, que no es otra cosa que: Si existe mucho inventario, la empresa pierde. Considerando la suma de cada pérdida o ganancia de cada decisión y multiplicada por su probabilidad, se obtiene el valor esperado, llamado también esperanza matemática, que determina la cantidad de inventario que se debe mantener bajo ciertos costos opuestos y ciertas probabilidades de demanda. Su argumento es que siempre se toma la mejor decisión, en términos de probabilidades. La determinación del punto óptimo de pedido es válida para un solo producto, y lo más común es que en una empresa existan cientos y miles de productos, por lo cual la determinación óptima de un producto no significa necesariamente la optimización de todos los lotes.Comprender el concepto, características y los fundamentos de los sistemas de embarcación de inventarios puede ser de gran utilidad para la empresa, ya que son estos lo que realmente fijan el punto de producción que se pueda tener en un periodo. El administrador financiero debe tener la información pertinente que le permita tomar decisiones sobre el manejo que se le debe dar a este rubro del activo organizacional. En el campo de la gestión empresarial, el inventario registra el conjunto de los bienes propios y disponibles para la venta a los clientes, considerados como activo corriente. Los bienes de una entidad empresarial que son objeto de inventario son las existencias que se destinan a la venta directa o las destinadas internamente al proceso productivo como materias primas, productos inacabados, materiales de embalaje o envasado y piezas de recambio para mantenimiento que se consuman en el ciclo de operaciones.Tipos de inventarios

• inventarios finales: se realizan cada vez que se cierra el periodo fiscal, habitualmente el 31 de diciembre;

• inventarios periódicos: se realizan cada determinado tiempo dentro de una empresa;

• inventarios iniciales: se registran todos los bienes de la empresa; solo se documentan los bienes existentes en el o en los días de elaboración. Por lo general se elabora al inicio del periodo contable, que suele ser el 1 de enero;

• inventarios de liquidación legal y política en su proceso;

• inventarios de productos en proceso de fabricación: incluyen los bienes que ha adquirido una empresa de tipo manufacturera o industrial y están en proceso aún de manufactura; se cuantifican a través de la cantidad de materiales, de la mano de obra o de los gastos de fabricación, aplicables a la fecha de cierre;

• inventarios de materias primas: incluyen los materiales que se requieren para la elaboración de los productos y que aún no se han procesado de ninguna manera;

• inventarios de suministros de fábrica: incluyen todos los materiales que se utilizan para la elaboración de los productos, pero que no se pueden cuantificar exactamente; por ejemplo, pintura, lija, clavos, lubricantes;

• inventarios de producción en proceso;

• inventarios de productos terminados: los de los productos que adquieren las empresas manufactureras o industriales y después modifican o transforman para venderlos como productos elaborados por ellos;

• inventarios de materiales y suministros;Son aquellos materiales con los que se elaboran los productos realizados en una empresa, pero que no pueden ser cuantificados de una manera exacta. En las cuales pueden ser: Pintura, lija, clavos, lubricantes, etc.

• inventarios puntuales;

• inventarios forestales;

• inventarios de gestión;

• inventario perpetuo: ayudan a preparar los estados financieros por periodos de tiempo (mensual, trimestral o de manera provisional); el negocio puede calcular el costo del inventario final y el costo de las mercancías vendidas directamente, sin realizar un inventario;

• inventario físico;

• inventario mixto;

• inventario en tránsito;

• inventario en consignación;

• inventario máximo;

• inventario mínimo;

• inventario disponible;

• inventario en línea;

• inventario agregado;

• inventario en cuarentena;

• inventario de previsión;

• inventario de mercaderías;

• inventario de fluctuación;

• inventario de anticipación;

• inventario intermitente;

• inventario estacional;

• inventario permanente;

• inventario cíclico: permite contar con más frecuencia los artículos de alta rotación que los artículos obsoletos;

• inventario cero;

• inventario de Patrimonio Cultural Inmaterial: como aparece en la Convención para la Salvaguardia del Patrimonio Cultural Inmaterial de UNESCO (2003).

Razones por las cuales se requiere mantener inventario

• Reducir costos de pedir. Al pedir un lote de materias primas de un proveedor, se incurre en un costo para el procesamiento del pedido, el seguimiento de la orden y para la recepción de la compra en almacén. Al producir mayor cantidad de lotes, se mantendrán mayores inventarios, pero se harán menos pedidos durante un periodo determinado, y con ello se reducirán los costos anuales de pedir.

• Reducir costos por material faltante. Al no tener material disponible en inventario para continuar con la producción o satisfacer la demanda del cliente, se incurren en costos. Entre ellos, las ventas perdidas, los clientes insatisfechos, costos por retrasar o parar producción. Para poder tener una protección para evitar faltantes, se puede mantener un inventario adicional, conocido como inventario de seguridad.

• Reducir costos de adquisición. En la compra de materiales, la adquisición de lotes más grandes pueden incrementar los costos de materias primas; sin embargo, los costos menores pueden reducirse debido a que se aplican descuentos por cantidad y a menor costo de flete y manejo de materiales. Para productos terminados, los tamaños de lote más grande incrementan los inventarios en proceso y de productos terminados; sin embargo, los costos unitarios promedio pudieran resultar inferiores debido a que los costos por maquinaria y tecnología se distribuyen sobre lotes más grandes.